Comment lutter contre la piraterie documentaire ?

La dématérialisation des documents administratifs et commerciaux est aujourd’hui un facteur de modernisation et de performance pour les entreprises. Une meilleure réactivité et une diminution du coût de traitement de l’information figurent parmi les avantages de cette démarche. Cependant, celle-ci doit être effectuée en toute sécurité, les risques de piraterie documentaire étant de plus en plus importants.

Le marché de la dématérialisation regroupe les solutions qui permettent de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises, traditionnellement basés sur la circulation de documents papiers*. Pour les entreprises, dématérialiser les processus documentaires a pour objectif d’améliorer la communication auprès de leurs clients, fournisseurs ou partenaires. Il s’agit également d’optimiser certains processus tels que la gestion des commandes ou la facturation, tout en améliorant la traçabilité des envois. Une enquête réalisée par le cabinet Markess en mars 2008** classe les motivations des entreprises liées à la dématérialisation des documents de la manière suivante :
 Améliorer la traçabilité (75 %)
 Réaliser un gain de temps (72 %)
 Optimiser le partage des informations (70 %)
 Réduire les coûts (68 %)
 Améliorer la réactivité (60 %) Ces résultats prouvent que les entreprises ont fait de la dématérialisation des documents un levier de performance. En effet, 82 % d’entre elles estiment que la place des documents est cruciale dans la réussite de leur organisation, révèle IDC dans son livre blanc intitulé La dématérialisation des processus documentaires : vecteur de la performance des entreprises.

Assurer la protection des fichiers numériques et documents imprimés

Si les avantages de la dématérialisation des documents sont désormais prouvés pour les entreprises, celles-ci doivent prendre en compte les risques liés à cette pratique. Ainsi, les moyens actuels de numérisation, de manipulation et d’impression rendent les falsifications de documents plus faciles. La piraterie documentaire et numérique se développe de façon considérable. Face à ce phénomène, il apparaît nécessaire de s’assurer de la valeur probante des documents dématérialisés. Ainsi, dans le cadre de la dématérialisation des factures, comment s’assurer de la validité de la facture numérique ? La législation représente un premier niveau de sécurité. La loi du 30 décembre 2002 rend possible la dématérialisation des factures selon deux procédés : l’Echange de Données Informatisées (EDI) et l’utilisation d’une signature électronique.

L’expertise ATT

Le recours à des sociétés spécialisées dans le domaine de la contrefaçon, telles que ATT, constitue un autre moyen de faire face à la falsification de documents. Aujourd’hui, partout dans le monde, les solutions ATT authentifient et protègent de la contrefaçon et des manipulations frauduleuses des images et des documents imprimés, notamment dans les secteurs bancaires, gouvernementaux et industriels. ATT propose également de sécuriser le système d’information d’une entreprise, via l’authentification de la chaîne complète sans interruption, du fichier numérique jusqu’à son tirage imprimé, proche ou distant. Les sécurités proposées sont simples à intégrer et combinables avec l’existant, elles sont unitaires pour chaque document mais aussi infalsifiables, incopiables, non reproductibles. Des fonctionnalités de détection de copies sont associées.

* Définition IDC
** Enquête réalisée auprès de 225 responsables et décisionnaires au sein d’organisations privées et publiques. En complément 25 prestataires ont également été interrogés.

Marie Belleville

15/05/08

Sources :

La dématérialisation des processus documentaires : vecteur de la performance des entreprises, IDC, mars 2006
Indexel.net
Silicon.fr
Mascré Heguy Associés